Hà nội Những quy trình trong tổ chức sự kiện

Trong bất cứ hoạt động hay công việc gì để đạt được hiệu quả thì chúng ta cũng cần lên một kế hoạch, một khung sườn nhất định để làm việc hiệu quả không lan man. Và tổ chức sự kiện cũng vậy cũng có quy trình để thực hiện một cách bài bản và khoa học, không lan man hay đi sai chủ đề.

Những quy trình trong tổ chức sự kiện gồm:

Tổ chức sự kiện để nhằm mục tiêu gì?
Mục tiêu của tổ chức sự kiện chính là mục tiêu của khách hàng, khách hàng muốn thông qua sự kiện để đạt được mục đích gì. Chính vì thế mà mục tiêu tổ chức sự kiện là do nhà đầu tư, chủ doanh nghiệp đưa ra, nhiệm vụ của bạn là đáp ứng được mục tiêu đó, có khả năng làm tốt chương trình mà khách hàng yêu cầu.

​

Xác định nội dung tổ chức sự kiện

• Sau khi xác định được mục tiêu khách hàng hướng đến, chuyên viên của công ty tổ chức sự kiện sẽ lắng nghe và tư vấn với khách hàng về vấn đề xác định đối tượng mà sự kiện muốn hướng đến
• Phải nắm rõ nội dung chính mà khách hàng muốn trình bày trong chương trình tổ chức sự kiện, từ đó chuyên viên sự kiện sẽ sắp xếp lên ý tưởng và kế hoạch cho sự kiện một cách bài bản và trình tự nhất định
• Khách mời trong sự kiện, tùy vào nội dung và quy mô của chương trình
• Thời gian của chương trình diễn ra vào lúc nào
• Địa điểm được lựa chọn cho chương trình tổ chức sự kiện tùy vào sự kiện cũng như mong muốn của khách hàng để lựa chọn một địa điểm đẹp và hợp lý nhất.
• Xem xét quy mô của sự kiện để có ngân sách dự trù cũng như mức độ để chi tiêu sao cho hợp lý
• Với những chương trình sự kiện họp báo thì cần cơ quan báo chí đưa tin, hoặc những chương trình sự kiện với quy mô lớn cần cơ quan báo chí đưa tin.

​

So sánh nội dung với yêu cầu

• Chương trình sự kiện phải phù hợp và được chính quyền chấp nhận cho phép tổ chức
• Chương trình thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng và chiến lược mục tiêu mà khách hàng hướng đến
• Thông điệp của chương trình event thỏa mãn với người tham gia chương trình, truyền tải được nội dung, hình ảnh, thương hiệu của khách hàng đến với người tham gia event, thái độ và cảm xúc của họ về chương trình.
• Dự đoán những tình huống xấu có thể xảy ra trong chương trình sự kiện, nếu tổ chức sự kiện ngoài trời thì chú ý yếu tố thời tiết, trong nhà chú ý các trang thiết bị bố trí sao cho hợp lý với không gian, ngoài ra còn về vấn đề âm thanh, ánh sáng, tổ chức tiệc,…
• Để chương trình sự kiện gây ấn tượng và thu hút những người tham gia sự kiện cần có trong chương trình những yếu tố sáng tạo và bất ngờ.

​

Lên kịch bản chương trình chi tiết
Viết kịch bản chương trình sự kiện, dựa trên nội dung đã có sau đó đưa cho giám đốc duyệt và gửi khách hàng về kịch bản nghe ý kiến phản hồi và chỉnh sửa lại nếu có

Chuẩn bị

• Chuẩn bị các trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng, các tiết mục giả trí, check list gametool cho chương trình.
• Kiểm tra lại một lần nữa những trang thiết bị trước ngày diễn ra sự kiện

Chương trình sự kiện được diễn ra
Trong khi chương trình sự kiện được diễn ra, điều hành theo sát chương trình nắm bắt tình hình và xử lý được những tình huống phát sinh.

Kết thúc chương trình, điều hành lấy ý kiến phản hồi của khách hàng, rút kinh nghiệm cho những chương trình lần sau.